Как применить политику хранения общего почтового ящика в Office 365

Когда дело доходит до обеспечения безопасности и защиты ваших данных, лучшее, что вы можете сделать, — это применить политику хранения общих почтовых ящиков в Office 365. Это поможет обеспечить надлежащую защиту ваших данных и доступ к ним в любое время, когда вам это нужно. к. Существует несколько различных способов настроить политику хранения общего почтового ящика, но самое главное — убедиться, что вы понимаете параметры и то, как они работают. Первое, что вам нужно сделать, это решить, какой тип данных вы хотите хранить и как долго. Существует два основных типа данных, которые вы можете хранить: сообщения и элементы. Сообщения являются наиболее распространенным типом данных, которые люди хотят сохранить. Вы можете хранить сообщения в течение установленного периода времени или хранить их вечно. Предметы менее распространены, но они могут быть столь же важными. Элементы включают такие вещи, как списки контактов, элементы календаря и задачи. Вы можете хранить предметы в течение определенного периода времени, а можете оставить их навсегда. Как только вы узнаете, какой тип данных вы хотите хранить, вам нужно решить, как долго вы хотите их хранить. Есть три основных варианта: 1. Хранить в течение установленного периода времени 2. Хранить навсегда 3. Удалить через заданный период времени Каждый вариант имеет свои преимущества и недостатки, поэтому перед принятием решения необходимо тщательно их взвесить. Как только вы узнаете, какой тип данных вы хотите хранить и как долго, вам нужно настроить политику хранения. Есть несколько разных способов сделать это, но самое главное — убедиться, что вы понимаете варианты и то, как они работают. Один из лучших способов настроить политику хранения — использовать встроенные параметры Office 365. Для этого перейдите в центр администрирования Office 365 и щелкните вкладку «Соответствие». Оттуда вы увидите список параметров соответствия. Прокрутите вниз до раздела «Хранение» и нажмите ссылку «Добавить политику хранения». Это приведет вас к мастеру политики хранения. Первое, что вам нужно сделать, это дать вашей политике имя. Затем вам нужно выбрать тип данных, которые вы хотите сохранить, и как долго. Вы также можете применить политику ко всем пользователям или только к определенным пользователям. После того, как вы сделали свой выбор, нажмите кнопку «Сохранить». Теперь ваша политика будет применяться ко всем выбранным вами пользователям. Если вы хотите применить политику только к определенным пользователям, вы можете сделать это, перейдя на вкладку «Соответствие» в центре администрирования Office 365 и щелкнув ссылку «Хранение». Оттуда вы увидите список всех созданных политик хранения. Найдите политику, которую вы хотите применить к определенным пользователям, и нажмите ссылку «Изменить». Прокрутите вниз до раздела «Область действия» и нажмите ссылку «Добавить пользователей». Оттуда вы можете выбрать конкретных пользователей, к которым вы хотите применить политику. После того, как вы сделали свой выбор, нажмите кнопку «Сохранить». Теперь ваша политика будет применяться к конкретным пользователям, которых вы выбрали.

Если вы хотите знать как применить политику хранения общего почтового ящика в Office 365, затем прочитайте этот пост. Политика хранения коллекция тегов хранения которые определяют, как папки и отдельные элементы (такие как электронная почта и голосовая почта) хранятся в общий почтовый ящик в Office 365, прежде чем они будут заархивированы или окончательно удалены. Многим бизнес-организациям необходимо заблаговременно хранить содержимое своих почтовых ящиков из соображений соответствия требованиям. Политики хранения помогают управлять рисками, связанными с потерей информации, которая может привести к юридическим осложнениям.

Как применить политику хранения общего почтового ящика в Office 365

Чтобы применить политику хранения к общему почтовому ящику, необходимо создать теги хранения и новую политику хранения, прикрепить теги к политике, а затем применить политику к общему почтовому ящику.

как добавить поисковую систему

Вот как вы можете применить политику хранения общего почтового ящика в Office 365 :

1. Войдите в EAC.
2. Создайте личные теги хранения.
3. Создайте новую политику хранения.
4. Прикрепите личные теги к политике хранения.
5. Примените политику хранения к общему почтовому ящику.

Давайте посмотрим на это подробно.

1] Войдите в Центр администрирования Exchange

Войдите в Центр администрирования Exchange (https://outlook.office365.com/ecp), используя учетные данные администратора.

как использовать Xbox Play где угодно

Кончик: Используйте браузер в приватном режиме/режиме инкогнито для доступа к учетной записи администратора Exchange. Это предотвратит автоматический выбор браузером ваших текущих учетных данных при переходе на сайт.

2] Создайте теги личного хранилища

Тег хранения может быть одним из следующих три типы :

1. Тег политики по умолчанию (DPT) — применяется автоматически ко всему почтовому ящику.
2. Тег политики хранения (RPT) — применяется автоматически к папке по умолчанию (Входящие, Отправленные и т. д.) и
3. день персонала – Применяется пользователями вручную к отдельным элементам и папкам.

Используя личный тег, вы можете создать исключение для тега политики по умолчанию или тега политики хранения. Например, если DPT говорит удалить все элементы через 5 лет, вы можете создать исключение для «уведомлений», которые будут удалены через 7 дней, используя личный тег.

Чтобы создать личный тег, следуйте этим инструкциям:

добавить пароль к zip-файлу windows 10

1. Нажимать управление соответствием на левой панели панели управления Exchange Admin Center.
2. Затем нажмите на теги хранения вкладку вверху страницы.
3. Вы увидите список существующих тегов хранения. нажмите на плюс (+) значок вверху этого списка.
4. Выбирать применяется пользователями к элементам и папкам (частное) в появившемся раскрывающемся списке.
5. Войти Имя , проведение акции, и Срок годности для тега в новый тег, применяемый пользователями к элементам и папкам (личный) окно.
6. Нажмите на Держать кнопка.

Точно так же вы можете создать дополнительные теги, которые будут прикреплены к вашей политике общего почтового ящика.

Читайте также: В чем разница между Microsoft Office и Microsoft 365?

3] Создайте новую политику хранения

1. Идти к политики хранения вкладка который отображается в верхней части страницы управления соответствием требованиям. Вы увидите список существующих политик.
2. Нажмите на плюс (+) значок, чтобы создать новую политику.
3. Введите соответствующий Имя для политики.
4. Прикрепите к политике один или несколько тегов (как описано в следующем разделе).
5. Нажмите на Держать кнопка.

Читайте также: Установите Консоль управления групповыми политиками в Windows 11/10. .

4] Прикрепите личные теги к политике хранения.

1. В окне политики хранения щелкните знак плюс (+). Это откроет выбрать теги хранения окно со списком доступных тегов.
2. Выберите созданные вами персональные теги и нажмите на кнопку Добавлять кнопка.
3. Затем нажмите на Хорошо кнопка.

5] Примените политику хранения к общему почтовому ящику.

съемник фотопечати

1. На левой панели учетной записи администратора Exchange нажмите получатели .
2. Затем нажмите на общий верхняя вкладка. Вы увидите список существующих общие почтовые ящики .
3. Двойной клик в общем почтовом ящике, к которому вы хотите применить политику.
4. Нажимать функции почтового ящика на левой панели.
5. Выберите политику с помощью кнопки Политика удержания падать.
6. Нажмите на Держать кнопка.

Примечания:

1. Только администраторы могут создавать и применять политики хранения к общим почтовым ящикам в Office 365.
2. Чтобы применить к ним политики хранения, в ваших почтовых ящиках должно быть не менее 10 МБ данных.
3. Политика хранения обычно вступает в силу в течение 7 дней.
4. Вы можете создать один или несколько тегов хранения, но одновременно к почтовому ящику можно применить только одну политику хранения. Поэтому свяжите все теги, которые вы хотите применить к почтовому ящику, с одной политикой хранения.

Можем ли мы применить политику хранения к общему почтовому ящику?

Да. Вы можете применить политику хранения к общему почтовому ящику, используя функции почтового ящика вариант. Его можно найти, дважды щелкнув общий почтовый ящик в общий вкладка в получатели раздел ЕАС. Имейте в виду, что к почтовому ящику одновременно может быть применена только одна политика. Итак, вам нужно связать все необходимые теги с единой политикой, которую вы собираетесь применить к почтовому ящику.

Как изменить политику хранения по умолчанию в Office 365?

Как применить политику хранения к почтовому ящику Office 365?

Вы можете применить политику хранения к одному или нескольким почтовым ящикам в Office 365. с помощью Центра администрирования Exchange . Чтобы применить политику хранения к одному почтовому ящику, перейдите на Получатели > Почтовые ящики . Затем выберите нужный почтовый ящик и нажмите кнопку редактировать верхний значок. Нажимать Почтовый ящик Особенности левый. Выберите политику хранения из раскрывающегося списка и нажмите Держать кнопка. Чтобы применить политику хранения к нескольким почтовым ящикам, выберите несколько почтовых ящиков с помощью Сдвиг или Ctrl ключ. Затем выберите Дополнительные параметры > Политика хранения > Обновить . Затем выберите нужную политику в Массовое назначение политики хранения и нажмите на Держать кнопка.