Как пометить документы в Sharepoint Office 365?

Вы ищете способ упорядочить свои документы в SharePoint Office 365? Маркировка документов — это эффективный способ упорядочить ваши документы и облегчить их поиск, когда они вам понадобятся. В этой статье мы обсудим лучшие практики по разметке документов в SharePoint Office 365 и с чего начать. Читайте дальше, чтобы узнать больше об этом простом, но мощном организационном инструменте.

• Откройте библиотеку SharePoint, содержащую документы.
• Выберите документ или документы, которые хотите пометить.
• Нажмите значок «Отметить документ».
• Введите теги, которые вы хотите добавить в документ.
• Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы сохранить теги.

Как пометить документы в SharePoint Office 365

Добавление тегов к документам в SharePoint Office 365 — это эффективный способ оптимизировать управление документами и обеспечить удобство поиска и доступа к документам. При наличии правильной стратегии разметки пользователи могут быстро искать и находить нужные им документы с минимальными усилиями. В этой статье будет представлен подробный обзор того, как помечать документы в SharePoint Office 365.

Что такое маркировка документов?

Маркировка документов — это процесс присвоения документам ключевых слов или тегов с целью их категоризации и организации. Теги обычно используются для описания содержания, цели и аудитории документа, что обеспечивает более эффективный поиск. Это может быть особенно полезно для организаций, которые имеют большое количество документов и нуждаются в простом способе их организации.

Преимущества маркировки документов в SharePoint Office 365

Добавление тегов к документам в SharePoint Office 365 может дать ряд преимуществ, таких как:

• Лучшая организация: тегирование документов позволяет пользователям быстро и легко искать и извлекать нужные им документы.
• Повышенная производительность. Упрощая поиск документов, можно сократить время, затрачиваемое на их поиск.
• Повышенная безопасность. Благодаря правильной стратегии тегирования пользователи могут быть более уверены в том, что конфиденциальные документы хранятся безопасно.

Как пометить документы в SharePoint Office 365

Разметка документов в SharePoint Office 365 — это простой процесс, который можно выполнить за несколько шагов. Вот пошаговое руководство, которое поможет вам начать работу:

• Шаг 1. Войдите в свою учетную запись SharePoint.
• Шаг 2. Откройте библиотеку документов, в которой вы хотите пометить документы.
• Шаг 3. Выберите документ, который хотите пометить.
• Шаг 4. В меню ленты выберите пункт «Теги и заметки».
• Шаг 5: Введите теги, которые вы хотите присвоить документу.
• Шаг 6: Нажмите «Сохранить», чтобы сохранить теги.
• Шаг 7. Повторите шаги для каждого документа, который вы хотите пометить.

Рекомендации по разметке документов в SharePoint Office 365

При разметке документов в SharePoint Office 365 важно учитывать следующие рекомендации:

• Создайте согласованную систему тегов. Создайте стандартизированную систему тегов, которую легко понять и использовать.
• Используйте четкие и описательные теги. Используйте теги, которые четко и точно описывают содержание, цель и аудиторию документа.
• Поддерживайте актуальность тегов. Периодически проверяйте и обновляйте теги, чтобы они оставались актуальными и точными.
• Обеспечьте надлежащую безопасность: убедитесь, что только авторизованные пользователи могут получать доступ к тегам и редактировать их.

Как использовать теги в SharePoint Office 365

После того как документы были помечены, пользователи могут воспользоваться возможностями поиска и фильтрации в SharePoint Office 365. Например, пользователи могут использовать параметр «Фильтровать по тегам», чтобы быстро находить документы с определенными тегами. Кроме того, пользователи могут использовать опцию «Поиск по тегам», чтобы находить документы, содержащие определенные ключевые слова или фразы.

Как управлять тегами в SharePoint Office 365

SharePoint Office 365 также предоставляет пользователям возможность управлять тегами и обеспечивать их организованность и актуальность. Для управления тегами пользователи могут использовать параметр «Управление тегами» в меню ленты. Это позволяет пользователям создавать, редактировать и удалять теги по мере необходимости.

Как просмотреть теги в SharePoint Office 365

Чтобы просмотреть теги в SharePoint Office 365, пользователи могут использовать параметр «Просмотр тегов» в меню ленты. Откроется список всех тегов, связанных с документом, что позволит быстро просматривать и редактировать теги по мере необходимости.

подключить Fire Tablet к ПК

Заключение

Добавление тегов к документам в SharePoint Office 365 — это эффективный способ оптимизировать управление документами и обеспечить удобство поиска и доступа к документам. Потратив время на реализацию стратегии разметки и следуя рекомендациям по разметке, пользователи смогут воспользоваться возможностями поиска и фильтрации в SharePoint Office 365 для быстрого поиска документов.

Похожие часто задаваемые вопросы

Что такое тегирование SharePoint?

Маркировка SharePoint — это процесс добавления меток или тегов к документам с целью их классификации и организации. Эти теги позволяют пользователям быстро находить документы и другой контент, связанный с определенной темой или проектом. Теги могут добавляться в документы вручную пользователями или автоматически самим SharePoint. Теги также можно использовать на нескольких сайтах SharePoint, что упрощает поиск документов.

Теги SharePoint также помогают повысить взаимодействие пользователей с контентом. Позволяя пользователям быстро находить контент, соответствующий их интересам, они с большей вероятностью будут вовлечены и останутся на сайте дольше. Это может привести к более широкому использованию SharePoint пользователями и общему улучшению пользовательского опыта.

Как пометить документы в SharePoint Office 365?

Маркировать документы в SharePoint Office 365 очень просто. В библиотеке документов выберите документ, который вы хотите пометить. Затем щелкните значок тегов и заметок на ленте. Откроется окно, в котором вы сможете ввести теги, которые хотите использовать. Вы можете добавить несколько тегов к каждому документу, и эти теги будут видны всем, у кого есть доступ к документу.

После добавления тега его можно использовать для быстрого поиска связанных документов в библиотеке. Чтобы найти документы с определенным тегом, просто введите имя тега в поле поиска. Затем SharePoint отобразит список всех документов с этим тегом. Это облегчает поиск документов, связанных с определенной темой или проектом.

расширение родительского контроля Chrome

Каковы преимущества маркировки документов в SharePoint Office 365?

Добавление тегов к документам в SharePoint Office 365 дает ряд преимуществ. Во-первых, это позволяет пользователям быстро искать соответствующие документы и контент. Это облегчает пользователям поиск необходимой информации без необходимости тратить время на ручной просмотр множества документов.

Во-вторых, маркировка документов также помогает улучшить взаимодействие с пользователем. Позволяя пользователям быстро находить соответствующий контент, они с большей вероятностью останутся на сайте дольше и будут более активно интересоваться контентом. Это помогает повысить эффективность использования SharePoint пользователями и улучшает общее взаимодействие с пользователем. Наконец, разметка документов также помогает упорядочить документы и контент, облегчая пользователям поиск того, что им нужно.

Как управлять тегами в SharePoint Office 365?

Управлять тегами в SharePoint Office 365 очень просто. Чтобы управлять тегами, откройте библиотеку, в которой вы хотите управлять тегами. Затем щелкните значок тегов и заметок на ленте. Откроется окно, в котором вы сможете просматривать, добавлять и удалять теги. Вы также можете переименовать существующие теги и добавить примечания к каждому тегу.

Кроме того, вы можете просмотреть список документов, связанных с каждым тегом. Это позволяет быстро находить документы, относящиеся к определенной теме или проекту. Из этого окна вы также можете добавлять теги к документам, что упрощает быстрое добавление тегов к нескольким документам одновременно.

Могу ли я использовать теги на нескольких сайтах SharePoint?

Да, вы можете обмениваться тегами на нескольких сайтах SharePoint. Для этого откройте библиотеку, в которой вы хотите поделиться тегами. Затем щелкните значок тегов и заметок на ленте. Откроется окно, в котором вы сможете просматривать, добавлять и удалять теги.

Чтобы поделиться тегом, нажмите кнопку «Поделиться» рядом с тегом. Откроется окно, в котором вы сможете выбрать сайты SharePoint, с которыми хотите поделиться тегом. Выбрав сайты, нажмите «Поделиться», чтобы поделиться тегом с этими сайтами. Это позволяет пользователям быстро находить документы, относящиеся к определенной теме или проекту, независимо от того, на каком сайте SharePoint они находятся.

Могу ли я автоматически помечать документы в SharePoint Office 365?

Да, вы можете автоматически помечать документы в SharePoint Office 365. Для этого откройте библиотеку, в которую вы хотите добавить теги. Затем щелкните значок тегов и заметок на ленте. Откроется окно, в котором вы сможете просматривать, добавлять и удалять теги.

После того, как вы создали теги, которые хотите использовать, вы можете настроить автоматический процесс добавления тегов. Этот рабочий процесс автоматически добавляет теги к документам по мере их загрузки или изменения. Это позволяет легко гарантировать, что документы всегда правильно маркированы и организованы. Автоматизированный рабочий процесс можно настроить для запуска по определенному расписанию или запуска по определенным событиям.

Добавление тегов к документам в SharePoint Office 365 — невероятно полезный способ организованности и быстрого поиска документов. Выполнив всего несколько простых шагов, вы сможете быстро настроить теги и мгновенно применить их к документам. Это может помочь упростить управление документами, а также гарантировать, что каждый в офисе сможет быстро найти нужные документы. С помощью SharePoint Office 365 вы можете упростить управление документами.