Как архивировать электронные письма и получать заархивированные электронные письма в Outlook

Меня как ИТ-эксперта часто спрашивают, как архивировать электронные письма и извлекать их из Outlook. Вот краткий обзор того, как сделать и то, и другое. Чтобы архивировать электронные письма в Outlook, вам сначала нужно создать папку архива. Для этого перейдите на вкладку «Файл» и выберите «Новая папка». Назовите папку «Архив» (или как хотите) и нажмите «ОК». Создав папку архива, вы можете начать перемещать в нее электронные письма. Для этого выберите электронные письма, которые вы хотите заархивировать, затем щелкните и перетащите их в папку архива. Кроме того, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши выбранные электронные письма и выбрать «Переместить»> «Архивировать». Чтобы получить заархивированные электронные письма, просто перейдите в папку «Архив» и дважды щелкните электронное письмо, которое хотите открыть. Вы также можете щелкнуть письмо правой кнопкой мыши и выбрать «Открыть».

Сегодня происходит постоянный обмен электронной почтой между частными лицами, компаниями и т. д., что привело к увеличению объема писем в наших почтовых ящиках. Стало сложно управлять большим количеством писем и получать их каждый раз. Таким образом, для решения этой проблемы используется концепция Архивирование электронной почты возник. Давайте посмотрим, что это такое и как вы можете заархивировать электронную почту в Microsoft Outlook 2019/2016.

Что такое архивирование электронной почты

Архивирование электронной почты — это процесс управления электронной почтой, который систематически обрабатывает и сохраняет ваши электронные письма. Он постоянно хранит и защищает ваши данные без потери данных. Обычно, когда вы архивируете электронное письмо, оно исчезает из вашего почтового ящика, не удаляясь и не сохраняясь в папке. Архивная папка . Электронные письма, которые вы не хотите удалять, потому что они могут понадобиться вам в будущем, могут быть заархивированы. При необходимости все электронные письма в папке архива можно восстановить, чтобы не потерять важный контент. Архивация перемещает электронные письма с сетевого почтового сервера на ваш локальный компьютер.

Как архивировать электронные письма в Outlook

Открыть Microsoft Outlook , нажмите на Начинать кнопку и прокрутите вниз до Перспектива Открой это.

Перейдите в свой почтовый ящик и откройте письмо, которое хотите заархивировать. Когда ваша почта откроется, вы увидите Архив в строке меню в верхней части почтового ящика.

архивировать электронные письма и получать заархивированные электронные письма в Outlook

Нажимать Архив и вы заметите, что ваша электронная почта исчезла из вашего почтового ящика. Вы найдете все такие письма в Архив папку, которую вы видите на левой панели. Щелкните папку архива, чтобы просмотреть их.

defaultuser0

Как отправить электронное письмо в Outlook

Вы можете найти конкретное электронное письмо, которое вы ищете, в окне поиска выше. Вы можете фильтровать электронные письма и сортировать их от самых новых до самых старых в соответствии с вашими требованиями. Вы также можете упорядочивать электронные письма по дате, размеру, теме, важности, категориям и т. д.

Как заархивировать электронную почту в Outlook

cutepdf windows 10

Архивация электронной почты в Outlook очень проста и поэтому эффективна.

Массовое архивирование электронной почты в Outlook

Чтобы выполнить массовое архивирование электронной почты в Outlook, откройте «Файл» > «Информация» > «Инструменты» и выберите Удалить старые элементы .

Выбирать Заархивируйте эту папку и все подпапки и выберите папку, которую вы хотите заархивировать.

Затем в разделе «Архивировать элементы старше чем» введите дату.